Datenschutzerklärung für Website & SunnyAtlas App.
Diese Erklärung beschreibt, welche Daten SunnyAtlas als Anbieter verarbeitet, welche Daten im Kundentenant verbleiben und welche Rechte betroffene Personen haben.
Deutsch und Englisch sind vollständig enthalten. Über den Sprachschalter oben wird die passende Fassung angezeigt.
1. Verantwortlicher
SunnyAtlas — Ali Sasanipour (Einzelunternehmen)
Mühldorfstraße 37, 81671 München, Deutschland
E-Mail: info@sunnyatlas.com
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch SunnyAtlas im Zusammenhang mit Website, Kontaktformularen, Angeboten, Lizenzen, Rechnungen, Support, Aktivierung und der SunnyAtlas-App.
2. Rollenverteilung: SunnyAtlas, Kunde und Microsoft-Tenant
SunnyAtlas verarbeitet eigene Daten als Verantwortlicher, insbesondere für Websitebetrieb, Anfragen, Vertragsabwicklung, Lizenzverwaltung, Rechnungen, Support, Sicherheit und Nachweis rechtserheblicher Bestätigungen.
Daten, die der Kunde in seinem Microsoft-365-Tenant, in Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, To Do, Entra ID, auf Endgeräten oder in sonstigen Kundensystemen verarbeitet, unterliegen grundsätzlich der Verantwortung des Kunden. Der Kunde entscheidet über Zwecke, Rechtsgrundlagen, Nutzerkreis, Berechtigungen, interne Richtlinien, Speicherdauer, Mitarbeiterinformation und Mitbestimmung.
Soweit SunnyAtlas personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
3. Kategorien personenbezogener Daten
- Website und Logs: IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, URL, Referrer, Browser, Gerät, Betriebssystem, technische Fehler, Sicherheitsereignisse, Sprache, Theme-Auswahl und Cookie-/Consent-Status.
- Kontakt, Demo und Angebote: Name, Firma, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Rolle, Nachricht, Teamgröße, Anfrageart, Kommunikationsverlauf, Angebotsdaten und rechtliche Bestätigungen.
- Vertrag, Lizenz und Abrechnung: Kundennummer, Firma, Rechnungsdaten, Steuerdaten, Zahlungsstatus, Plan, Nutzerzahl, Laufzeit, Kündigungsstatus, Lizenzstatus, Aktivierungsdaten und Rechnungs-/Angebotsdokumente.
- Aktivierung und Discovery: primäre Domain, Tenant-ID, Kunden-App-Client-ID, Tenant- oder Firmenname, Lizenzstatus, technische Prüfdaten und Zeitstempel.
- Support: App-Version, Windows-Version, Architektur, Fehlermeldungen, Logs, Screenshots, Konfigurationsdaten und freiwillig bereitgestellte Inhalte.
- AGB-/Datenschutzbestätigung: Bestätigungszeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent, Version der AGB, Version der Datenschutzerklärung und B2B-Bestätigung.
4. Zwecke der Verarbeitung
SunnyAtlas verarbeitet personenbezogene Daten zur Bereitstellung der Website, Beantwortung von Anfragen, Erstellung und Annahme von Angeboten, Vertragsabschluss, Lizenzprüfung, Aktivierung, Abrechnung, Zahlungszuordnung, Support, Fehleranalyse, Sicherheitsüberwachung, Missbrauchsprävention, Produktverbesserung, Durchsetzung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
5. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherem Betrieb, B2B-Kommunikation, Nachweisführung, Missbrauchsprävention und Rechtsdurchsetzung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für freiwillige Einwilligungen, etwa bei optionalen Cookies oder freiwilligen Angaben.
Für das Speichern oder Auslesen von Informationen auf Endgeräten gelten zusätzlich die Vorgaben des TDDDG. Technisch notwendige Speicherung dient dem Betrieb der Website; optionale Analyse- oder Marketingfunktionen werden nur nach Einwilligung aktiviert.
6. Kontaktformular, Angebotsannahme, Zoho und Nachweis rechtlicher Erklärungen
Bei Kontakt-, Testzugangs- oder Angebotsanfragen verarbeitet SunnyAtlas die eingegebenen Daten, um die Anfrage zu beantworten, ein Angebot zu erstellen, Rückfragen zu stellen und einen Vertrag vorzubereiten oder abzuwickeln. Bei elektronischer Angebotsannahme werden die aktiven Bestätigungen zur B2B-Eigenschaft, zu den AGB und zur Datenschutzerklärung gespeichert.
Für Angebote, Rechnungen, Kundenverwaltung oder Buchhaltung können externe Werkzeuge wie Zoho, E-Mail-Provider, Hosting-Provider, Steuerberatung, Banken oder Zahlungsdienstleister eingesetzt werden. Diese Empfänger erhalten nur Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
7. SunnyAtlas-App, Microsoft Graph und lokale Verarbeitung
Die SunnyAtlas-App authentifiziert Nutzer über die Microsoft-Umgebung des Kunden und kann Microsoft Graph gemäß den vom Kunden eingerichteten Berechtigungen verwenden. Viele Datenpunkte werden in der Kundenumgebung, im Microsoft-Tenant, lokal auf dem Gerät oder in kundenseitigen Systemen verarbeitet.
SunnyAtlas speichert als Anbieter keine Microsoft-Admin-Tokens, Microsoft-Zugriffstokens, Postfachinhalte, Kalenderinhalte, Chat-Inhalte, Dateien oder vollständige Mitarbeiterverzeichnisse als eigene Vertrags- oder Lizenzdaten, sofern der Kunde solche Inhalte nicht aktiv für Support, Fehleranalyse oder Vertragserfüllung bereitstellt.
Arbeitszeitdaten, Statusdaten, Kalenderdaten, Aufgaben, Profile, Räume, Teams-/Outlook-Inhalte, SharePoint-/OneDrive-Inhalte und Mitarbeiterdaten werden vom Kunden bestimmt. Der Kunde ist primärer Ansprechpartner für Rechte betroffener Mitarbeiter, soweit diese Daten im Kundentenant oder in Kundensystemen verarbeitet werden.
8. Cookies, Local Storage und Consent
Die Website verwendet technisch notwendige Cookies oder Local-Storage-Einträge für Sprache, Theme, Cookie-Auswahl, Formularfunktion, Sicherheit und grundlegende Websitefunktionen. Optionale Analyse-, Marketing- oder Trackingtechnologien werden nur eingesetzt, wenn zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt wurde. Die Einwilligung kann über die Cookie-Einstellungen geändert oder widerrufen werden.
9. Empfänger und Dienstleister
Empfänger personenbezogener Daten können technische Dienstleister für Hosting, DNS, CDN, E-Mail, Sicherheit, Wartung, Lizenz-/Discovery-Infrastruktur, Angebots- und Rechnungserstellung, Buchhaltung, Steuerberatung, Banken, Zahlungsdienstleister, Rechts- oder Inkassodienstleister sowie Behörden sein, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.
Microsoft-Dienste werden im Rahmen der Kundennutzung regelmäßig direkt zwischen Kundenumgebung, Nutzergerät und Microsoft verwendet. Für Microsoft-Konten, Tenant-Daten, Berechtigungen und Microsoft-eigene Verarbeitung gelten zusätzlich die Vereinbarungen zwischen Kunde und Microsoft.
10. Drittlandübermittlungen
Beim Einsatz internationaler Dienstleister, insbesondere Microsoft-, Zoho-, Hosting-, E-Mail- oder Cloud-Dienste, können personenbezogene Daten in Drittländer außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden. Soweit erforderlich, erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen, EU-Standardvertragsklauseln, zusätzlichen Schutzmaßnahmen oder sonstigen gesetzlich vorgesehenen Mechanismen.
11. Speicherdauer
SunnyAtlas speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Kontaktanfragen ohne Vertragsabschluss werden gelöscht oder anonymisiert, wenn keine weitere Kommunikation oder Nachweispflicht erforderlich ist. Vertrags-, Angebots-, Rechnungs-, Zahlungs- und steuerrelevante Daten werden entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Lizenz-, Aktivierungs-, Consent- und Nachweisdaten werden für die Vertragslaufzeit und erforderliche Nachweis- oder Verjährungsfristen gespeichert.
Supportdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für Fehleranalyse, Sicherheitsprüfung, Vertragserfüllung oder Rechtsnachweis nicht mehr benötigt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
12. Technische und organisatorische Maßnahmen
SunnyAtlas setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, unbefugte Offenlegung, Veränderung und Zerstörung zu schützen. Hierzu können insbesondere TLS-Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Protokollierung, sichere Konfigurationen, regelmäßige Updates, Datensparsamkeit, getrennte Kundenkontexte und administrative Schutzmaßnahmen gehören.
Für Sicherheit innerhalb des Unternehmens, Microsoft-Tenants, Endgeräte, Netzwerke, Identitäten, Rollen, Backups, Berechtigungen, Conditional Access, Endpoint-Schutz und Mitarbeiterzugriffe bleibt der Kunde verantwortlich.
13. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Für Daten, die der Kunde in seinem Microsoft-Tenant, auf Endgeräten oder in Kundensystemen verarbeitet, ist grundsätzlich der Kunde primärer Ansprechpartner. SunnyAtlas unterstützt den Kunden, soweit SunnyAtlas als Auftragsverarbeiter betroffen ist und dies vertraglich oder gesetzlich erforderlich ist.
14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
SunnyAtlas trifft keine Anbieter-Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ausschließlich automatisiert. App-Funktionen wie Status, Arbeitszeiterfassung, Empfehlungen, Warnungen, Exporte oder Benachrichtigungen dienen der Anzeige, Organisation und Unterstützung. Rechtliche Bewertung, arbeitsrechtliche Folgen, HR-Entscheidungen und interne Maßnahmen liegen beim Kunden.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Website, App, Infrastruktur, Dienstleister, Rechtslage oder Verarbeitungsprozesse ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.
Stand: 30. Juni 2026
1. Controller
SunnyAtlas — Ali Sasanipour (sole proprietorship)
Mühldorfstraße 37, 81671 Munich, Germany
Email: info@sunnyatlas.com
This Privacy Policy describes the processing of personal data by SunnyAtlas in connection with the website, contact forms, offers, licenses, invoices, support, activation and the SunnyAtlas app.
2. Roles: SunnyAtlas, Customer and Microsoft tenant
SunnyAtlas processes its own data as controller, in particular for website operation, requests, contract handling, license management, invoices, support, security and evidence of legally relevant confirmations.
Data processed by the Customer in its Microsoft 365 tenant, Exchange Online, Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, To Do, Entra ID, on endpoints or in other customer systems is generally under the Customer’s responsibility. The Customer determines purposes, legal bases, user groups, permissions, internal policies, retention, employee information and co-determination.
Where SunnyAtlas processes personal data on behalf of the Customer, this is based on a data processing agreement.
3. Categories of personal data
- Website and logs: IP address, date, time, URL, referrer, browser, device, operating system, technical errors, security events, language, theme selection and cookie/consent status.
- Contact, demo and offers: name, company, business email address, phone number, role, message, team size, request type, communication history, offer data and legal confirmations.
- Contract, license and billing: customer number, company, billing data, tax data, payment status, plan, user count, term, termination status, license status, activation data and invoice/offer documents.
- Activation and discovery: primary domain, tenant ID, customer app client ID, tenant or company name, license status, technical validation data and timestamps.
- Support: app version, Windows version, architecture, error messages, logs, screenshots, configuration data and voluntarily provided content.
- Terms/privacy confirmation: confirmation time, IP address, user agent, Terms version, Privacy Policy version and B2B confirmation.
4. Purposes of processing
SunnyAtlas processes personal data to provide the website, respond to requests, create and accept offers, conclude contracts, verify licenses, activate software, invoice, allocate payments, provide support, analyze errors, monitor security, prevent abuse, improve the product, enforce or defend legal claims and comply with legal obligations.
5. Legal bases
Legal bases include Art. 6(1)(b) GDPR for pre-contractual steps and contract performance, Art. 6(1)(c) GDPR for legal obligations, Art. 6(1)(f) GDPR for legitimate interests in secure operation, B2B communication, evidence, abuse prevention and legal enforcement, and Art. 6(1)(a) GDPR for voluntary consent such as optional cookies or voluntary information.
Storage of or access to information on terminal equipment is additionally subject to German TDDDG requirements. Technically necessary storage is used for website operation; optional analytics or marketing functions are activated only after consent.
6. Contact form, offer acceptance, Zoho and evidence of legal declarations
For contact, trial or offer requests, SunnyAtlas processes the submitted data to respond, create an offer, clarify questions and prepare or perform a contract. For electronic offer acceptance, the active confirmations of B2B status, Terms and Privacy Policy are stored.
External tools such as Zoho, email providers, hosting providers, tax advisers, banks or payment providers may be used for offers, invoices, customer management or accounting. These recipients receive only data required for the respective purpose.
7. SunnyAtlas app, Microsoft Graph and local processing
The SunnyAtlas app authenticates users through the Customer’s Microsoft environment and may use Microsoft Graph according to permissions configured by the Customer. Many data points are processed in the Customer environment, Microsoft tenant, locally on the device or in customer systems.
SunnyAtlas as provider does not store Microsoft admin tokens, Microsoft access tokens, mailbox contents, calendar contents, chat contents, files or full employee directories as its own contract or license data unless the Customer actively provides such content for support, troubleshooting or contract performance.
Time tracking data, status data, calendar data, tasks, profiles, rooms, Teams/Outlook content, SharePoint/OneDrive content and employee data are determined by the Customer. The Customer is the primary contact for rights of affected employees where such data is processed in the Customer tenant or customer systems.
8. Cookies, local storage and consent
The website uses technically necessary cookies or local storage entries for language, theme, cookie choice, form functionality, security and basic website functions. Optional analytics, marketing or tracking technologies are used only after corresponding consent has been given. Consent can be changed or withdrawn through the cookie settings.
9. Recipients and service providers
Recipients of personal data may include technical service providers for hosting, DNS, CDN, email, security, maintenance, license/discovery infrastructure, offer and invoice generation, accounting, tax advice, banks, payment providers, legal or collection service providers and authorities where required for the stated purposes or by law.
Microsoft services are generally used directly between the Customer environment, user device and Microsoft. Microsoft accounts, tenant data, permissions and Microsoft’s own processing are additionally governed by the agreements between Customer and Microsoft.
10. International transfers
When international service providers, particularly Microsoft, Zoho, hosting, email or cloud services, are used, personal data may be transferred to third countries outside the EU or EEA. Where required, such transfers are based on adequacy decisions, EU Standard Contractual Clauses, additional safeguards or other legally provided mechanisms.
11. Retention
SunnyAtlas stores personal data only as long as required for the respective purposes. Contact requests without a contract are deleted or anonymized when no further communication or evidence obligation is required. Contract, offer, invoice, payment and tax-relevant data is stored according to statutory retention periods. License, activation, consent and evidence data is stored for the contract term and required evidence or limitation periods.
Support data is deleted or anonymized once it is no longer required for error analysis, security review, contract performance or legal evidence unless statutory retention obligations apply.
12. Technical and organizational measures
SunnyAtlas uses appropriate technical and organizational measures to protect personal data against loss, misuse, unauthorized access, unauthorized disclosure, alteration and destruction. These may include TLS transport encryption, access restrictions, role-based permissions, logging, secure configurations, regular updates, data minimization, separated customer contexts and administrative safeguards.
The Customer remains responsible for security within its organization, Microsoft tenant, endpoints, networks, identities, roles, backups, permissions, Conditional Access, endpoint protection and employee access.
13. Data subject rights
Data subjects have GDPR rights of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, objection to certain processing and withdrawal of consent with future effect. They also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority.
For data processed by the Customer in its Microsoft tenant, on endpoints or in customer systems, the Customer is generally the primary contact. SunnyAtlas supports the Customer where SunnyAtlas acts as processor and this is contractually or legally required.
14. No automated decision-making
SunnyAtlas does not make provider-side decisions with legal effect solely by automated means. App functions such as status, time tracking, recommendations, warnings, exports or notifications are for display, organization and support. Legal assessment, employment consequences, HR decisions and internal measures are the Customer’s responsibility.
15. Changes to this Privacy Policy
This Privacy Policy may be updated when the website, app, infrastructure, providers, legal situation or processing changes. The current version is available on this website.
Last updated: 30 June 2026